RODO – KLAUZULA INFORMACYJNA SKLEPU INTERNETOWEGO CLOUTRO.COM

Dokument obowiązuje od dnia: 05.12.2025 r.

Niniejsza klauzula informacyjna określa zasady przetwarzania danych osobowych przez sklep internetowy Cloutro dostępny pod adresem https://cloutro.com, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 („RODO”) oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa krajowego.

1. ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH

1.1. Administratorem danych osobowych jest:

BLEYO sp. z o.o.
ul. Hoża 86 / 410
00-682 Warszawa, Polska
KRS: 0001164553
NIP: 7011252921
REGON: 541290878
e-mail: contact@cloutro.com
tel.: +48 690 071 732

1.2. Administrator prowadzi sklep internetowy Cloutro jako wyspecjalizowaną platformę e-commerce typu second hand, w modelu pośrednika handlowego i dystrybutora. Produkty oferowane w sklepie pochodzą od starannie dobranych partnerów handlowych, z którymi Administrator posiada stałe umowy współpracy. W relacji z Klientem stroną umowy, podmiotem odpowiedzialnym za realizację zamówień, rozpatrywanie reklamacji, obsługę zwrotów oraz zwrot płatności pozostaje zawsze Administrator.

1.3. Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Wszelkie kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych można kierować bezpośrednio do Administratora, wskazując w temacie korespondencji „DANE OSOBOWE”.

2. DANE KONTAKTOWE W SPRAWACH OCHRONY DANYCH

2.1. We wszelkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych, realizacji praw wynikających z RODO lub pytań o zakres i sposób przetwarzania danych, Użytkownik/Klient może kontaktować się z Administratorem:

a) listownie – na adres: BLEYO sp. z o.o., ul. Hoża 86 / 410, 00-682 Warszawa, z dopiskiem „DANE OSOBOWE”;

b) e-mailowo – na adres: contact@cloutro.com;

c) telefonicznie – pod numerem: +48 690 071 732 (w godzinach pracy biura wskazanych w regulaminie Sklepu).

3. KATEGORIE OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

3.1. Administrator przetwarza dane osobowe następujących kategorii osób:

a) Klienci sklepu – osoby fizyczne dokonujące zakupów jako konsumenci, przedsiębiorcy lub przedsiębiorcy na prawach konsumenta;

b) Użytkownicy odwiedzający strony internetowe Sklepu – w tym osoby przeglądające ofertę, korzystające z formularzy, tworzące Konto lub dodające Produkty do Koszyka;

c) Osoby zapisane na Newsletter – Użytkownicy, którzy dobrowolnie wyrazili zgodę na komunikację marketingową drogą elektroniczną;

d) Osoby kontaktujące się ze Sklepem – w szczególności poprzez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub inne kanały komunikacji wskazane w serwisie;

e) Kontrahenci oraz osoby reprezentujące kontrahentów Administratora – w zakresie danych niezbędnych do bieżącej obsługi relacji biznesowych.

4. ZAKRES PRZETWARZANYCH DANYCH OSOBOWYCH

4.1. W zależności od relacji z Administratorem oraz wykorzystywanych funkcjonalności Sklepu, mogą być przetwarzane następujące dane osobowe:

a) dane identyfikacyjne – imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, numer zamówienia;

b) dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres rozliczeniowy;

c) dane logowania do Konta – login, hasło (przechowywane w formie zaszyfrowanej), historia aktywności w ramach Konta;

d) dane transakcyjne – informacje o złożonych zamówieniach, zakupionych Produktach, formach płatności, statusie płatności, sposobie dostawy;

e) dane związane z komunikacją – treść wiadomości wysyłanych do Administratora (wiadomości e-mail, formularze kontaktowe, zgłoszenia reklamacyjne, zapytania produktowe itp.);

f) dane marketingowe – preferencje dotyczące komunikacji, informacja o zgodach marketingowych (w tym zgoda na Newsletter), dane dotyczące interakcji z wiadomościami marketingowymi;

g) dane techniczne i eksploatacyjne – adres IP, dane o urządzeniu, przeglądarce, systemie operacyjnym, identyfikatory plików cookies oraz informacje pozyskiwane za pośrednictwem plików cookies i podobnych technologii (szczegółowo opisanych w Polityce plików cookies);

h) dane związane z reklamacjami, zwrotami i wymianami – w szczególności dane niezbędne do weryfikacji roszczeń oraz obsługi procesu (identyfikacja Klienta, numer zamówienia, informacje o produkcie, korespondencja w sprawie reklamacji).

5. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA DANYCH

5.1. Dane osobowe przetwarzane są przez Administratora w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) Realizacja umowy sprzedaży oraz usług świadczonych drogą elektroniczną

– obsługa procesów zakupowych, przyjmowanie i realizacja zamówień, obsługa płatności, organizacja dostawy, prowadzenie Konta Klienta („Moje konto”), komunikacja w sprawie zamówień, obsługa zwrotów, wymian i reklamacji;

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem na żądanie osoby, której dane dotyczą).

b) Wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze

– prowadzenie dokumentacji księgowo-podatkowej, ewidencjonowanie sprzedaży, archiwizacja dokumentów, wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów o rękojmi, prawach konsumenta oraz innych ustaw bezwzględnie obowiązujących;

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny Administratora).

c) Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

– zapewnienie bezpieczeństwa Sklepu, w tym monitorowanie ruchu w serwisie, przeciwdziałanie nadużyciom i oszustwom, ochrona przed roszczeniami;

– dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (np. w ramach sporów sądowych, postępowań administracyjnych, reklamacyjnych);

– prowadzenie analiz, statystyk i raportów zarządczych dotyczących funkcjonowania Sklepu (sprzedaż, konwersje, obciążenie serwisu, skuteczność działań), w formie zanonimizowanej lub pseudonimizowanej, z poszanowaniem prywatności Klientów;

– bieżąca komunikacja biznesowa z kontrahentami i partnerami handlowymi;

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

d) Marketing bezpośredni produktów i usług Administratora

– wysyłka Newslettera z informacjami o ofercie, nowościach, promocjach, akcjach rabatowych oraz treściach okołosprzedażowych;

– prowadzenie działań marketingowych w kanałach cyfrowych, w tym personalizacja treści marketingowych (w ramach udzielonych zgód) oraz remarketing;

Podstawa prawna:

– art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną i Prawem telekomunikacyjnym – w zakresie, w jakim wysyłka komunikacji marketingowej wymaga zgody (np. Newsletter);

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie marketingu bezpośredniego kierowanego do obecnych Klientów, z uwzględnieniem przepisów szczególnych dotyczących zgód marketingowych.

e) Wykorzystanie plików cookies i podobnych technologii

– zapewnienie prawidłowego działania serwisu (cookies niezbędne);

– analiza statystyczna i poprawa funkcjonowania Sklepu (cookies analityczne/statystyczne);

– prowadzenie działań reklamowych i remarketingowych (cookies marketingowe);

Podstawa prawna:

– art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w zakresie stosowania cookies niezbędnych oraz prawnie uzasadnionego interesu Administratora w zapewnieniu bezpieczeństwa i stabilności serwisu;

– art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie stosowania cookies analitycznych i marketingowych, na podstawie zgody Użytkownika wyrażonej w narzędziu Cookiebot; szczegółowe informacje zawarte są w Polityce plików cookies.

f) Obsługa zapytań i korespondencji

– udzielanie odpowiedzi na zapytania kierowane przez formularze kontaktowe, e-mail, telefon lub inne kanały kontaktu wskazane na stronie Kontakt z nami, w tym udzielanie informacji przed zawarciem umowy i po jej zawarciu;

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli kontakt dotyczy zawarcia lub wykonania umowy) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji biznesowej i budowaniu relacji z Klientami).

6. ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

6.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania:

a) dostawcom usług IT, hostingu i utrzymania infrastruktury technicznej Sklepu (w tym dostawcom oprogramowania sklepowego, systemów CRM, narzędzi bezpieczeństwa);

b) operatorowi płatności – Mollie – obsługującemu płatności elektroniczne oraz zwroty środków w związku z transakcjami realizowanymi w Sklepie;

c) operatorom logistycznym (w szczególności firmom kurierskim, takim jak InPost) – w celu dostarczenia zamówionych Produktów do Klienta;

d) partnerom handlowym Administratora – w zakresie niezbędnym do obsługi reklamacji Produktu, roszczeń dotyczących jakości, stanu lub zgodności Produktu z umową;

e) biurom rachunkowym, doradcom podatkowym i prawnym – w zakresie koniecznym do realizacji obowiązków prawnych oraz obrony przed roszczeniami;

f) dostawcom narzędzi cookies, analitycznych i marketingowych – zgodnie z konfiguracją zgód w Cookiebot i Polityką plików cookies.

6.2. Odbiorcy danych przetwarzają dane osobowe na podstawie odpowiednich umów powierzenia lub innych właściwych instrumentów prawnych, są zobowiązani do zachowania poufności oraz do zapewnienia środków bezpieczeństwa adekwatnych do ryzyka.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

7.1. Administrator co do zasady dąży do przetwarzania danych osobowych na terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Ze względu na korzystanie z usług globalnych dostawców narzędzi technologicznych (w szczególności narzędzi analitycznych i marketingowych), w indywidualnych przypadkach dane mogą być przekazywane do państw trzecich (poza EOG).

7.2. W każdym takim przypadku przekazanie odbywa się z zastosowaniem mechanizmów wymaganych przez RODO, takich jak:

a) decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony w danym państwie trzecim, lub

b) standardowe klauzule umowne ochrony danych przyjęte przez Komisję Europejską, lub

c) inne instrumenty wskazane w RODO, zapewniające odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

8. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

8.1. Dane osobowe przechowywane są przez okres nie dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celów, w których zostały zebrane, oraz przez czas wymagany przez obowiązujące przepisy prawa lub uzasadniony potrzebą obrony przed roszczeniami.

8.2. Przyjmuje się w szczególności następujące okresy przechowywania:

a) dane związane z realizacją umów sprzedaży (Zamówienia, dokumenty księgowe) – przez czas trwania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (z reguły do 6 lat od końca roku podatkowego);

b) dane dotyczące Konta Klienta – przez czas utrzymywania Konta; po jego usunięciu dane mogą być przechowywane w zakresie wymaganym przez prawo oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń;

c) dane przetwarzane na podstawie zgody (Newsletter, zgody marketingowe) – do czasu wycofania zgody, a następnie przez okres przedawnienia potencjalnych roszczeń związanych z realizacją usługi (co do zasady do 3 lat);

d) dane związane z reklamacjami, zwrotami i wymianami – przez czas obsługi procesu oraz przez okres wynikający z przepisów dotyczących rękojmi i przedawnienia roszczeń (zwykle do 2 lat lub dłużej, zgodnie z właściwymi przepisami);

e) dane pozyskane w drodze zapytań i korespondencji – przez czas niezbędny do udzielenia odpowiedzi i prowadzenia komunikacji, nie dłużej niż 3 lata od zakończenia korespondencji, chyba że pojawią się inne podstawy dalszego przetwarzania (np. roszczenia);

f) dane techniczne (cookies) – przez czas wynikający z parametru danego pliku cookie lub do czasu wcześniejszego usunięcia przez Użytkownika; szczegółowe okresy przechowywania opisane są w wykazie cookies dostępnym w narzędziu Cookiebot.

9. PRAWA OSÓB, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

9.1. W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują następujące prawa:

a) prawo dostępu do danych – uzyskania od Administratora potwierdzenia, czy dane są przetwarzane oraz informacji o zakresie tego przetwarzania, a także kopii danych;

b) prawo do sprostowania danych – żądanie poprawienia danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;

c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w art. 17 RODO;

d) prawo do ograniczenia przetwarzania – w sytuacjach określonych w art. 18 RODO (np. kwestionowania prawidłowości danych lub sprzeciwu wobec przetwarzania);

e) prawo do przenoszenia danych – otrzymania danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie i przesłania ich innemu administratorowi, o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;

f) prawo sprzeciwu – wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora (w tym wobec profilowania), oraz wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;

g) prawo do wycofania zgody – w każdym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem (dotyczy przetwarzania opartego na zgodzie);

h) prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku uznania, że przetwarzanie narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

9.2. W celu realizacji swoich praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem w sposób wskazany w sekcji 2. Administrator może zwrócić się o podanie dodatkowych informacji w celu potwierdzenia tożsamości, aby zabezpieczyć dane przed nieuprawnionym dostępem.

10. INFORMACJA O WYMOGU PODANIA DANYCH

10.1. Podanie danych osobowych jest:

a) dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia i realizacji umowy sprzedaży (w przypadku zakupów w Sklepie) – brak podania danych uniemożliwi obsługę zamówienia, dostawę Produktów oraz wystawienie dokumentu sprzedaży;

b) dobrowolne, lecz konieczne do założenia Konta – brak danych uniemożliwi założenie i utrzymanie Konta;

c) dobrowolne w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody (np. zgody marketingowe, Newsletter, cookies analityczne i marketingowe) – brak zgody uniemożliwi realizację konkretnych działań (np. wysyłkę Newslettera czy personalizowany remarketing), ale nie wpływa na możliwość korzystania ze Sklepu w zakresie podstawowych funkcji (np. przeglądanie oferty, zakup Produktów przy minimalnych danych).

11. PROFILOWANIE I ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

11.1. Administrator może wykorzystywać dane o aktywności Klienta w Sklepie (np. historię zakupów, przeglądane Produkty, kategorie zainteresowań) w celu:

a) przygotowywania statystyk dotyczących preferencji zakupowych;

b) dostosowywania treści marketingowych (np. rekomendacje asortymentu, segmentacja odbiorców Newslettera);

c) optymalizacji oferty asortymentowej i komunikacji marketingowej.

11.2. Powyższe działania mogą mieć charakter profilowania w rozumieniu RODO, jednakże nie prowadzą do podejmowania wobec Klienta decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany. Decyzje dotyczące realizacji zamówień, reklamacji, zwrotów czy obsługi klienta są podejmowane przez ludzi.

12. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

12.1. Niniejsza klauzula informacyjna stanowi uszczegółowienie zasad przetwarzania danych osobowych opisanych w Polityce prywatności oraz uzupełnia postanowienia Regulaminu sklepu.

12.2. Administrator może aktualizować niniejszy dokument w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, wytycznych organów nadzorczych lub zmian sposobu przetwarzania danych osobowych w Sklepie. Zmieniona wersja będzie publikowana na stronie Sklepu i stosowana na przyszłość.

12.3. Aktualna wersja klauzuli informacyjnej RODO jest dostępna w serwisie Sklepu, w szczególności w zakładce RODO Klauzula informacyjna.